➔Wählen Sie aus dem Menüband die Funktion Mitgliedschaft anlegen:

➔Geben Sie die Mitgliedschaft-Daten, den Beitrag, die Rechnungsdaten und die Zahlart &- weise ein.

➔ Speichern Sie die Eingaben.

Bei einer Mitgliedschaft können Sie nachträglich diverse Angaben noch ändern. Zum Beispiel: das Eintrittsdatum, Rechnungs- sowie Zahlungsdaten und Erinnerungsangaben.
Wenn Sie die Zahlart von Überweisung auf Einzug ändern, überprüfen Sie, ob noch eine Zahlung aussteht, die jetzt mit einem neuen SEPA-Mandat eingezogen werden darf.
Ist dies der Fall, müssen Sie im Modul Rechnungen in der Rechnung die Zahlart ändern und das neue SEPA-Mandat auswählen. Anschließend ist der Einzug dieser Rechnung möglich.

➔Wählen Sie auf der Registerkarte Mitgliedschaft den Bearbeiten-Modus und

➔klicken Sie auf die Auswahlpunkte am Ende des jeweiligen Eingabefeldes:

Wenn Sie eine Mitgliedschaft anlegen geben sie im Dialogfenster Neue Mitgliedschaft die grundsätzlichen Angaben ein.

In dem Dialogfenster Mitgliedschaft bearbeiten können Sie für eine Mitgliedschaft alle Daten bis auf die Nummer und den Mandanten nachträglich noch ändern.  

Die Felder und die Optionen zur Auswahl können kundenspezifisch angepasst sein.

➔Die Nummer für die Mitgliedschaft wird kundenspezifisch entweder automatisch vergeben oder Sie können diese nach Ihren organisatorischen Vorgaben selbst vergeben.

➔Die Auswahl des Mandanten ist kundenspezifisch verfügbar.

➔Setzen Sie das Datum für den Eintritt der Mitgliedschaft.

➔In dem Feld Herkunft können sie auswählen, auf welchem Weg das Mitglied auf den Verein aufmerksam wurde (dies können Sie kann bei Bedarf statistisch auswerten).

➔Die Felder Zusatz 1/2 können Sie für zusätzlichen Informationen nutzen.

In das Dialogfenster Beitrag gelangen Sie entweder, wenn Sie eine Mitgliedschaft neu anlegen oder wenn Sie eine Mitgliedschaft bearbeiten.

➔Wählen Sie in dem Dialogfenster Beitrag Art der Mitgliedschaft und die Beitrags-Gruppe aus. Kundenspezifisch ist festgelegt, ob Sie den Jahresbeitrag ändern können oder ob er durch die Gruppe definiert wird.

➔Die weiteren Felder sind aus dem vorherigen Dialogfenster Neue Mitgliedschaft übernommen. Sie können diese hier noch ändern.

In das Dialogfenster Rechnungsdaten bearbeiten gelangen Sie entweder, wenn Sie eine Mitgliedschaft neu anlegen oder wenn Sie eine Mitgliedschaft bearbeiten.

Hier können Sie Angaben zur Mitgliedschaftsrechnung für diesen Kontakt machen.

➔Bei einer Zahlung per Lastschrift, klicken Sie per Bankeinzug an. Bei einer Zahlung per Überweisung klicken Sie diese Option nicht an.

➔In dem Feld Bestellung/ Antrag können Sie die Angaben Ihres Firmen-Mitglieds eintragen, damit Ihr Kunde intern die Mitgliedschaft zuordnen kann.

➔Die Beschreibung und die Angaben für Bestellung/Antrag werden für genau diese Mitgliedschaft und diesen Beitrag abgespeichert.
Sie können diese Angaben auf Belegen nutzen.

➔Die weiteren Felder sind aus dem vorherigen Dialogfenster Neue Mitgliedschaft übernommen. Sie können diese hier noch ändern.

Auf der Registerkarte Mitgliedschaft werden nach der Eingabe aller Daten folgende Rechnungsinformationen angezeigt:

•Rechnung: Rhythmus der Rechnungsstellung.

•Nächste Rechnung: Datum der nächsten Fälligkeit für den Beitrag.
Bei (kalender-)jährlichem Beitrag sollte Sie bei allen Mitgliedern dasselbe Datum (Tag/Monat) hinterlegen: Beispiel 31.03.2018 bei satzungsgemäßer Beitragsfälligkeit Ende März.
Bei kürzen Rhythmen hinterlegen Sie dasselbe Datum pro Rhythmus.

In das Dialogfenster Zahlart & -weise bearbeiten gelangen Sie entweder, wenn Sie eine Mitgliedschaft neu anlegen oder wenn Sie eine Mitgliedschaft bearbeiten.

➔Geben Sie die Zahlungskonditionen an.
Die Auswahl der möglichen Zahlungskonditionen und den voreingestellten Standard können Sie selbst über Programm > Tabellen bearbeiten festlegen.

➔Geben Sie an, ob der Mitgliedsbeitrag per Überweisung oder per Bankeinzug gezahlt wird.
Bei einer Zahlung per Bankeinzug, müssen Sie ein SEPA-Mandat auswählen oder neu erstellen .

➔Die weiteren Felder sind aus dem vorherigen Dialogfenster Neue Mitgliedschaft übernommen. Sie können diese hier noch ändern.

Im Dialogfenster SEPA-Mandat geben Sie anschließend die Daten ein oder ändern diese bei bestehenden SEPA-Mandaten.

Die Mandats-Ref.Nr. wird automatisch gebildet aus dem Mandantenkürzel (wenn Sie mit Mandanten arbeiten), der Mitglieds-Nr. und eine laufenden 2stelligen Nummer. Diese Nummer ist im SEPA-Verfahren vorgeschrieben. Sie muss innerhalb des Unternehmens eindeutig sein und wird pro SEPA-Mandat erstellt.

➔Tragen Sie bei vom ein, wann die SEPA-Berechtigung vom Mitglied erteilt wurde. *

➔Als Typ ist CORE zu wählen - auch bei Firmenmitgliedern (B2B wird aus rechtlichen Gründen nicht verwendet.)

➔Im Feld Inhaber muss der Kontoinhaber eingetragen sein. alphaOffice pro schlägt hier den Namen des Kontaktes vor, bei Personen Vor- und Nachname.

➔Geben Sie die IBAN ein, die Angabe BIC ist optional. *

➔Im Feld zus. Vermerk können Sie Angaben eingeben, die im Verwendungszweck angezeigt werden.

➔Das SEPA-Mandat wird erst dann gültig, wenn Sie ein Datum für Pre-Notification - erfolgt am eingetragen haben.

➔In dem Feld per müssen Sie aus der Liste auswählen, die die SEPA-Berechtigung erfolgt ist.

➔Der Ersteinzug sollte wegen der Rückrufmöglichkeit zwei Wochen danach erfolgen.

➔Die Angabe Gültig bis ist optional.

➔In den Feldern Interner Hinweis und Notizen können Sie freie Texte für den internen Gebrauch eingeben.

* Die Felder vom, Typ, IBAN/ BIC können Sie nach dem ersten Einzug nicht mehr ändern.

Es wird die letzte Verwendung des Mandats angezeigt:

Die Mandatsgültigkeit ergibt sich aus den Daten, die Sie eingegeben haben. Der Tooltip zeigt Ihnen die Erläuterungen an:

Sie können für eine Mitgliedschaft abweichende Rechnungsempfänger oder auch eine abweichenden Rechnungsadresse verwalten.

➔Suchen Sie den gewünschten Kontakt und öffnen Sie diesen im Arbeitsfenster.

➔Wählen Sie die Registerkarte Mitgliedschaften aus.

➔Wechseln Sie in den Modus Bearbeiten.

➔Wählen Sie im Menü im Bereich Mitgliedschaften Bearbeiten - Kontakte oder Kontakte
(je nachdem welche Version des Moduls Mitgliedschaften Sie nutzen).

Sie sehen das Dialogfenster Kontakte.

➔Als Abweichenden Debitor (Rechnungsempfänger)
Suchen Sie nach einem Kontakt und wählen diesen ggf. aus der Liste der Suchergebnisse mit einem Doppelklick aus. Dieser Kontakt zahlt dann auch die Rechnung.

➔Als Abweichenden Adressat (Rechnungsadresse) wird die Adresse des Debitors vorgeschlagen.
Sie können aber auch einen Kontakt Suchen und auswählen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit nur für diesen einen Anlass, eine Adresse zu Erfassen.