Im Dialogfenster Rechnungen machen Sie die ersten Angaben: Was wollen Sie einziehen?

➔Legen Sie mit dem Datum im Feld Fälligkeiten bis zum den Umfang des Einzugs fest. Berücksichtigen Sie hierbei ihre Zahlungskonditionen, die Sie über Programm > Tabellen bearbeiten oder an anderer Stelle wie z. B. bei Mitgliedschaften festgelegt haben. In jeder Rechnung wird entsprechend ein Zahlungsziel gespeichert.

Wenn Sie als Zahlungskondition 14 Tage nach der Rechnungsstellung ausgewählt haben, dann müssen Sie hier den Tag danach auswählen.

➔Wenn mehrere Mandanten vorhanden sind, wählen Sie im Feld zum Mandanten aus, für welchen Mandanten der Einzug durchgeführt werden soll.

➔Wählen Sie den Bereich aus.

➔Geben Sie ggf. an, aus welcher Selektion Sie einziehen möchten. Es erscheinen die möglichen Einzüge.
Markieren Sie die Einträge, die berücksichtigt werden sollen.

Im nächsten Schritt machen Sie Angaben zum Einzug und zur Buchung.

➔Im Feld Einreichung der Datei wählen Sie das Datum aus, an dem Sie die Datei zur Bank geben bzw. mit Ihrem Bankenprogramm an die Bank übertragen möchten.

➔Im Feld Ausführung des Einzugs wählen Sie das Datum aus, an dem die Bank den Einzug (für inländische IBAN) durchführen soll.
Setzen Sie bei Bedarf ein Datum ein, an dem die Bank den Einzug für ausländische IBAN durchführen soll. Die Frist zwischen Einreichung und Ausführung, die die Bank für die Vorarbeiten des Einzugs benötigt, ist für Ausland-IBAN länger als für inländische.

Alle Datumswerte sind Vorschläge. Sie können hiervon in gewissen Grenzen abweichen. Beachten Sie aber, dass Sie eine Mindestfrist zwischen Einreichung und Ausführung einhalten, da Ihre Bank sonst den Einzug ablehnen kann oder zu einem späteren Zeitpunkt ausführt.

➔Als Buchungstext ist der Text "Lastschrifteinzug" vorbelegt. Kundenspezifisch kann es eine Auswahl anderer Buchungstexte geben. Optional können Sie Bemerkungen hinzufügen.

➔Bestätigen Sie Weiter mit Kontrollliste >

Im Hauptfenster im Modul Rechnungen sehen Sie anschließend in der Ansichtenleiste die Kontrollliste für den SEPA-Lastschrifteinzug. Hier können Sie sehen, ob ein gültiges SEPA-Mandat vorliegt.

➔Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in den Spalten Mandats-Nr., Kontoinhaber oder IBAN oder Status können Sie ein SEPA-Mandat korrigieren.
Die Kontrollliste wird anschließend automatisch aktualisiert, so dass behobene Fehler nicht mehr angezeigt werden.

➔Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in den Spalten Betrag, ungültig (EUR) oder Verwendungszweck können Sie die Rechnung aufrufen.

➔Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Spalte Kontakt können Sie das Arbeitsfenster der Person/Organisation aufrufen.

➔Markieren Sie einen oder mehrere Zeilen und löschen Sie diese mit der Entfernen-Taste, wenn Einträge vom aktuellen Einzug ausschließen möchten.

➔Wählen Sie im Menüband die Funktion SEPA-Datei erstellen.
Sie können den Vorgang auch Abbrechen. Die Funktionen zur Direktausgabe stehen Ihnen hier ebenso zur Verfügung.

➔Wenn mehrere Banken für einen Mandanten hinterlegt sind (im Modul Buchungen über Programm > Tabellen bearbeiten), müssen Sie in dem Dialogfenster SEPA-Datei die Bank auswählen, die den Einzug durchführen soll.

➔Geben Sie an, wo Sie die Datei Speichern wollen.

Es werden zwei Dateien gespeichert:

–Die Datei „SEPA …XML“ (im Format XML) laden Sie (über Ihr Bankenprogramm oder Ihren Online-Account) zur Bank hoch.

–Die Datei „SEPA …Journal…csv“ ist für Ihre Unterlagen bestimmt.

Wenn die SEPA-Datei erstellt wurde, erscheint eine Meldung, die Ihnen die Anzahl der Einträge und die Summe in EUR anzeigt. In der Kontrollliste sind die erfolgreich übertragenen Einträge gekennzeichnet mit

Fehlerhafte Einträge können Sie über die Ereignisanzeige im Schnellzugriff aufrufen.
Dort können Sie das entsprechende SEPA-Mandant bearbeiten oder neu zuordnen.