➔Wählen Sie im Modul Kontakte auf dem Menüband die Funktion Neue Kategorie

➔Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Art der Kategorie.

Anschließend öffnet sich das Arbeitsfenster Kategorie.

➔Geben Sie einen Schlüssel und eine Bezeichnung ein.

➔Die Art der Kategorie können Sie hier auch noch ändern.

➔Geben Sie nach Bedarf noch eine Beschreibung ein.

➔ Speichern Sie die Eingaben.

Kategorien für Mitarbeiter: Organisationsbezug aktivieren

Bei Kategorien, die Sie für Mitarbeiter nutzen möchten, können Sie einen Organisationsbezug aktivieren. Damit stellen Sie sicher, dass die Kategorien der Mitarbeiter auch bei der Organisation angezeigt werden können.

➔Rufen Sie im Modul Kategorien die gewünschte Kategorie im Arbeitsfenster auf.

➔Aktivieren Sie die Option Kategorie mit starkem Organisationsbezug.

➔Geben Sie nach Bedarf in das Feld Bemerkungen noch Details zur Zuordnung ein:

In Modul Kontakte im Arbeitsfenster Organisation sehen Sie dann auf der Registerkarte Kategorien zusätzlich die Kategorien von den Mitarbeitern dieser Organisation:

Bei Kategorien, die Sie für Mitarbeiter nutzen möchten, können Sie einen Organisationsbezug aktivieren. Damit stellen Sie sicher, dass die Kategorien der Mitarbeiter auch bei der Organisation angezeigt werden können.

➔Rufen Sie im Modul Kategorien die gewünschte Kategorie im Arbeitsfenster auf.

➔Aktivieren Sie die Option Kategorie mit starkem Organisationsbezug.

➔Geben Sie nach Bedarf in das Feld Bemerkungen noch Details zur Zuordnung ein:

In Modul Kontakte im Arbeitsfenster Organisation sehen Sie dann auf der Registerkarte Kategorien zusätzlich die Kategorien von den Mitarbeitern dieser Organisation:

In den Arbeitsfenstern Person/Organisation auf der Registerkarte Kategorien im Reiter Gremiendaten können Sie die Gremien-Funktion auswählen:

Die Reihenfolge, wie die Gremien-Funktionen beim Aufklappen der Auswahltabelle angezeigt werden, ist änderbar und als generelle Einstellung für alle Anwender gültig.

➔Wählen Sie das Modul Kategorien.

➔Wählen Sie Programm > Tabellen bearbeiten > Gremienfunktionen.

Der Anzeige wird festgelegt durch zugewiesene Zahlen, die Sortierung erfolgt aufsteigend nach Zahlen.

➔Geben Sie gewünschte Zahl für die Sortierung ein und bestätigen Sie mit Änderungen speichern:

In den Modulen Kontakte, Kategorien, Seminare, Teilnehmer, Locations & Hotels, Projekte und Kampagnen können Sie

–Ihre Kommunikation über Briefe, E-Mails etc. sowie

–(Telefon-)Notizen oder

–Dokumente wie Flyer oder Broschüren

als Korrespondenz ablegen.

In einem Datensatz hinzufügen

➔Öffnen Sie den Datensatz im Arbeitsfenster und wechseln Sie auf der Registerkarte Korrespondenz in den Bearbeiten-Modus ➔Wählen Sie aus dem Menüband im Bereich Korrespondenz die Funktion Eintrag hinzufügen ➔Wählen Sie aus dem Kontext-Menü die gewünschte Art des Korrespondenz-Eintrages aus. ➔Geben Sie Datum/Zeit und einen Titel sowie ggf. noch eine Notiz und den Typ der Notiz ➔Wenn Sie eine Bewertung eingeben, wird dazu ein entsprechendes Symbol in der Anzeige-Zeile angezeigt (Beispiel: unklar ) ➔ Speichern Sie die Eingaben.

In einer Selektion hinzufügen

Sie können auch bei mehreren Datensätzen gleichzeitig eine Korrespondenz hinzufügen oder entfernen. Beispiel: Sie wollen nach einem Versand bei allen Kontakten in dem Verteiler die versandte Datei als Korrespondenz ablegen. ➔Wählen Sie das Modul aus. ➔Suchen Sie Daten, für die Sie eine Korrespondenz hinzufügen wollen, und erstellen Sie so eine Selektion. ➔Wählen Sie im Menüband Korrespondenz > hinzufügen (oder entfernen). ➔Im Dialogfenster Korrespondenzeintrag hinzufügen können Sie folgendes angeben: Datum/Zeit, Titel sowie ggf. noch eine Notiz (und den Typ der Notiz) und eine Bewertung. ➔Wenn Sie eine Datei hinzufügen, wird der Pfad der Datei angezeigt und der Dateiname wird im Titel übernommen.

Korrespondenz mit Dokument

Datei - Verweis oder Kopie Wenn Sie eine Datei als Korrespondenzeintrag hinzufügen, können Sie diese aufnehmen als Verweis (Sie bekommen die Änderungen im Original mit) oder Kopie (Sie können das Original verschieben, Änderungen werden hier nicht angezeigt) Word-Dokument ➔Wählen Sie Eintrag hinzufügen - Word-Dokument. ➔Wählen Sie im Explorer das Dokument aus und öffnen es in Word. ➔Es erscheint diese Meldung: Wenn Sie Word geschlossen haben, erscheint auf der Registerkarte Korrespondenz der Eintrag für das Word-Dokument. ➔Geben Sie einen Titel ein und Speichern Sie die Eingaben:

Zugriff verwalten

Standardmäßig sind Korrespondenzeinträge für alle Mitarbeiter der Organisation sichtbar und können geöffnet und bearbeitet werden. Sie können bei Bedarf die Korrespondenz-Einträge, die Sie selbst angelegt haben, mit Zugriffsberechtigungen versehen.   Administratoren haben uneingeschränkte Zugriffsrechte und können Korrespondenzeinträge sehen und öffnen. ➔Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. ➔Wählen Sie aus dem Menüband Zugriff verwalten. Es öffnet sich das Dialogfenster Berechtigung mit dem Titel des Korrespondenzeintrags. ➔Wählen Sie eine der Optionen: Abteilung (nur Mitarbeiter, die über die Administration einer Abteilung zugeordnet sind, können den Korrespondenzeintrag sehen und bearbeiten), Privat (nur Sie können den Korrespondenzeintrag sehen und bearbeiten), Öffentlich (um einen Zugriffsschutz zu deaktivieren). Korrespondenzeinträge mit Zugriffsschutz sind in der tabellarischen Ansicht am Ende der Zeile mit dem Symbol gekennzeichnet:

Korrespondenzeintrag bearbeiten

Im Menüband finden Sie in dem Bereich Korrespondenz alle Funktionen, um einen Korrespondenzeintrag zu bearbeiten:

•Eintrag löschen und Zugriff verwalten (nur im Bearbeiten-Modus möglich)

•Direktausgabe

•Aufgabe definieren