Bevor Sie ein Mailing starten, sollten Sie

➔ein E-Mail-Konto auswählen und

➔in dem jeweiligen Modul den Bestand suchen, für den ein Mailing durchgeführt werden soll.

Danach wählen Sie in dem Menüband die Funktion Mailing aus.

➔Entscheiden Sie, ob Sie
die Daten der Selektion an das alphaOffice pro Mailing übergeben wollen oder
die  für andere Anwendungen E-Mail-Adressen in die Zwischenablage kopieren wollen:

➔Entscheiden Sie, ob Sie Sperrmerkmale berücksichtigen wollen.

Serien-E-Mails können Sie nur an Kontakte mit vorhandener E-Mail-Adresse versenden.  

•Sind in einer Selektion Kontakte ohne E-Mail-Adresse vorhanden, werden diese Kontakte aus der Serien-Mail gefiltert.  

•Sind in einer Selektion Mitarbeiter einer Organisation ohne E-Mail-Adresse vorhanden, können Sie die Mail an die E-Mail-Adresse der Organisationszentrale weiterleiten.

➔Entscheiden Sie in dem nächsten Dialogfenster, ob die E-Mail an die Zentrale der Organisation weitergeleitet werden soll (wenn für diese eine E-Mail-Adresse vorhanden ist).

Danach sehen Sie das Dialogfenster E-Mail. Es dient dem Erstellen, Formatieren und dem Versand von Einzel-E-Mails und Serien-E-Mails über den SMTP-Mailer.

In der Titelleiste (1) sehen sie die E-Mail-Adresse, von der Sie versenden und die Anzahl der Empfänger.

Bcc nutzen

Im Empfängerbereich (4) können Sie einen Kontakt als Bcc einfügen.

•Wenn Sie einmalig anklicken, erhält der Bcc-Empfänger die E-Mail nur einmal. So können Sie kontrollieren, ob die E-Mail versandt wurde.

•Ansonsten erhält der Bcc-Empfänger die E-Mail von jedem Empfänger der Selektion. So können Sie das komplette Mailing sichern.

Seriendruckfelder einfügen

➔Positionieren Sie die Maus im Bodytext (6) an die Stelle, an die ein Seriendruckfeld eingefügt werden soll

➔Wählen Sie im Menüpunkt Nachricht aus dem Menüband die Funktion Einfügen (3)

➔Wählen aus der Liste das Seriendruckfeld aus

Voransicht

➔Wählen Sie im Menüpunkt Nachricht aus dem Menüband die Funktion Voransicht (3) und überprüfen Sie die Nachricht vor dem Versand
Wenn die die Voransicht aktiviert ist, ist können Sie keine Seriendruckfelder einfügen

➔In der Navigationsleiste (2) können Sie dann durch die Datensätze blättern

Sie haben im Dialogfenster E-Mail eine Serien-E-Mail  erstellt und wollen diese an eine Auswahl von Adressaten versenden.

➔Beachten Sie vor dem Versenden, welches E-Mail-Konto in der Titelleiste als Versandadresse angegeben ist.

➔Prüfen Sie die Anzahl der angegebenen Empfänger.

➔Wählen Sie aus dem Menü Nachricht die Funktion Senden:

Der Status des Versands wird angezeigt:

➔Bestätigen Sie mit OK die nachfolgende Meldung über den erfolgreichen Versand der Serien-E-Mail:

➔Schließen Sie das Dialogfenster E-Mail.

Es öffnet sich das Dialogfenster Nachbereitung, um die E-Mails der Selektion nachzubereiten.

Bei dem Versand von E-Mails kann es vorkommen:

•dass Sie die Datensätze der erfolgreich versendeten E-Mail weiter bearbeiten wollen,

•dass einige E-Mails nicht versandt wurden, weil die E-Mail-Adresse fehlerhaft war,

•dass einige E-Mails nicht versandt wurden, weil keine E-Mail-Adresse im Datensatz vorhanden war.

➔ Wählen Sie in dem Dialogfenster Nachbereitung aus, für welche Mails eine Selektion erstellt werden soll.
Im abgebildeten Beispiel werden drei Selektionen erstellt (für die zweite und dritte Selektion ist zusammenfassen nicht ausgewählt).

Sie befinden sich wieder im Hauptfenster. In der Ansichtenleiste finden Sie die Selektionen für die Nachbereitung der E-Mails: