Öffnen Sie den Kontakt im Arbeitsfenster Person oder Organisation

➔Wählen Sie die Kontakt-Adresse aus, der Sie die Kategorie zuordnen möchten (der Kontakt ist farbig markiert, im Feld Kontaktart steht die Art des Kontaktes)

Wenn Sie die Dienstanschrift auswählen, sehen Sie die Kategorie nur dann im Datensatz der Organisation, wenn die Kategorie einen Organisationsbezug hat.

➔Wählen Sie auf der Registerkarte Kategorien in der Menüleiste die Funktion Bearbeiten und anschließend

➔die Funktion Kategorie hinzufügen

Es öffnet sich das Dialogfenster Auswahl.

➔Nutzen Sie bei Bedarf das Eingabefeld zum Suchen und klicken Sie eine oder mehrere Kategorien an.

Sie befinden sich wieder auf der Registerkarte Kategorien und sehen die zugeordneten Kategorien.

➔Bei Bedarf: Zuordnung zeitlich begrenzen (Gültig von; bis), Anzahl (z. B. der zu versendenden Broschüren) eingeben, Gremien-Funktion zuordnen.

➔ Speichern Sie die Eingaben.

Sie können einer Selektion mit mehreren Kontakten Kategorien zuordnen oder diese dort entfernen.

Diese Zuordnung von Kategorien zu einer Datenselektion ist nur im Modul Kontakte möglich. Wenn Sie Datenselektionen aus anderen Modulen nutzen möchten, übertragen Sie diese zuerst in das Modul Kontakte.

➔Wählen Sie im Modul Kontakte in der Ansichtenleiste eine Datenselektion.

➔Wählen Sie im Menüband die Funktion Kategorie > zuordnen.

➔Wählen Sie im Dialogfenster Kategorie hinzufügen die gewünschte Kategorie aus.

➔Bei Bedarf: Zuordnung zeitlich begrenzen (Gültig von; bis), Anzahl (z. B. der zu versendenden Broschüren) eingeben, Gremien-Funktion zuordnen.

➔Entscheiden Sie, ob Sie doppelte aktive Zuordnungen erlauben möchten.

➔Klicken Sie in der tabellarischen Ansicht die Kategorie an.

➔Zuordnung zeitlich begrenzen: Tragen Sie in den Feldern Gültig von / bis das gewünschte Datum ein.  

➔Zuordnung deaktivieren: Entfernen Sie das Häkchen von der Checkbox Aktiv und ändern Sie im Feld bis ggf. das Datum, das Tagesdatum wird vorgeschlagen.
Damit bleibt die Information erhalten, dass die Kategorie in der Vergangenheit zugeordnet war.

➔ Speichern Sie die Eingabe.

Die Zuordnung der Kategorie zum Kontakt bleibt aktiv, bis das Tagesdatum überschritten ist. Dann wird die Zuordnung automatisch auf deaktiv gesetzt.
In der tabellarischen Ansicht ist die Kategorie ist anschließend farbig anders gekennzeichnet als die aktiven Kategorien und in der Spalte bis sehen Sie das Deaktivierungsdatum.

Löschen Sie die Zuordnung einer Kategorie zu einem Kontakt nur, wenn die Zuordnung sächlich falsch war.

Bei einer Person/Organisation

➔Klicken Sie in der tabellarischen Ansicht die Kategorie an.

➔Wählen Sie aus dem Menüband die Funktion Kategorie löschen

Die Kategorie ist in der tabellarischen Anzeige nicht mehr zu sehen.

➔ Speichern Sie die Änderung.

Bei einer Selektion

➔Suchen Sie die Kontakte, aus denen Sie die Kategorien entfernen möchten.

➔Wählen Sie aus dieser Selektion im Menüband die Funktion Kategorie > entfernen

➔Wählen Sie im Dialogfenster Auswahl die gewünschte Kategorie aus.

Sie können für einen Kontakt in der Kategorie eine Gremien-Funktion zuordnen.

➔Klicken Sie in der tabellarischen Ansicht die Kategorie an.

➔Klicken Sie auf den Reiter Gremiendaten und wählen Sie aus der Auswahlliste die gewünschte Funktion aus.

➔ Speichern Sie die Änderung.

Die in der Auswahlliste angezeigten Funktionen können Sie über Programm > Tabellen bearbeiten > Gremienfunktionen definieren.

Die Zuordnung einer Funktion zu einem Kontakt ist sowohl beim Kontakt als auch in der Kategorie sichtbar: