Offen Posten-Liste erstellen
Mit der Offenen Posten-Liste erhalten Sie einen Überblick, welche Forderungen noch nicht ausgeglichen sind
➔Wählen Sie im Modul 
Rechnungen im Schnellzugriff die Funktion 
Offene Posten.
Im Dialogfenster Filter definieren können Sie
➔ die Option nur fällige aktivieren, wenn sie nur offene Posten berücksichtigen möchten, deren Zahlungsfrist überschritten ist,
➔nur Offene Posten aus einem bestimmten Jahr berücksichtigen,
➔ggf. auf einen Mandanten einschränken,
➔auf einen Bereich (Abo, Beitrag, Seminar, Shop) einschränken,
➔auf die Rechnungen einschränken, die bis zum gewählten Datum fällig sind,
➔den Offenen Betrag einschränken (berücksichtigen Sie hier, dass der offene Betrag nicht gleich dem Rechnungsbetrag sein muss),
➔die Option inkl. Lastschriften aktivieren, um auch Rechnungen mit Lastschrifteinzug zu berücksichtigen
(Tipp: diese könnten Sie auch durch einen Lastschrifteinzug ausgleichen),
➔die Option Überzahlungen ausweisen aktivieren, um auch Rechnungen zu berücksichtigen, bei denen der gezahlte Betrag über dem Rechnungsbetrag liegt -
(Tipp: damit können Sie auch Fehlzuordnungen von Zahlungen zu einem falschen Kontakt oder - beim richtigen Kontakt - zu einem falschen OP überprüfen).
Im Hauptfenster sehen Sie dann eine neue Selektion mit dem Titel Offene Posten.
Über die Funktion 
Filtern können Sie jederzeit das Dialogfenster Filter definieren wieder aufrufen, um ggf. die Optionen zu ändern.
Außerdem haben Sie über die Funktion 
Reduzieren die Möglichkeit, Einträge aus dieser Selektion offener Poster für das Mahnverfahren herauszunehmen.
Um Ihre Mahnschreiben zu erstellen, müssen Sie zuvor die Mahnstufe festlegen. ➔Im Modul Geben Sie im Dialogfenster Mahnstufe erhöhen an: ➔zum - zu welchem Datum die Mahnstufe erhöht werden soll (dies ist das Mahndatum), ➔bei welchen offenen Posten die Mahnstufe erhöht werden soll ➔filtern Sie die Offenen Posten, deren Datum in der Spalte n. Mahnung kleiner oder gleich dem Datum ist, das Sie in dem Feld mit nächster Mahnung <= ausgewählt haben.  Anschließend zeigt eine Meldung die Anzahl der Offenen Posten, deren Mahnstufe erhöht wurde. Auf der Selektion •in der Spalte Mahnstufe die erhöhte Ziffer, •in der Spalte ltz. Mahnung das Datum zum (aus dem vorangegangenen Dialog Mahnstufe erhöhen) •und in der Spalte n. Mahnung das nächste Mahndatum. Die Mahnzeiträume zwischen den einzelnen Mahnstufen sind in alphaOffice pro fest eingestellt. Wenn Sie hier andere Zeiträume als die voreingestellten brauchen, kontaktieren Sie alphadata.
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Nachdem Sie im Modul ➔Wählen Sie im Menüband die Funktion ➔Im Dialogfenster Offene Posten können Sie die Ausgabe der zu versendenden Mahnungen einschränken (optional): ▪auf den Mahnlauf von einem bestimmten Datum und ▪auf eine bestimmte Mahnstufe.  Es gibt nach der Erstellung eines Serienbriefs keine Rückmeldung von Word an alphaOffice pro. Sie können aber in den betreffenden Kontakten in der Korrespondenz einen Hinweis auf die Mahnung hinterlegen: ➔ ➔ Wählen Sie in dieser neuen Kontakte-Selektion im Menüband die Funktion |
