Eine Standard-E-Mail-Vorlage wird genutzt, um Standardelemente festzulegen, die stets in der E-Mail vorhanden sind z. B. ihre Signatur, organisationsbezogene und grafische Elemente, Briefanrede. Die als Standardvorlage definierte E-Mail wird automatisch geöffnet.

Eine Standard-E-Mail-Vorlage müssen Sie in jedem Modul, das eine E-Mail-Funktion besitzt, separat anlegen, da Sie sich je Modul eine andere Signatur definieren können.
Jeder Benutzer von alphaOffice pro muss sich eine Standard-E-Mail-Vorlage anlegen, da die Vorlage individuelle Merkmale in der Signatur enthält.

➔Wählen Sie aus dem Menüband die Funktion Als Vorlage.

➔Bestätigen Sie mit OK, wenn Sie diese abspeichern wollen:

Eine Vorlage für E-Mail-Nachrichten wird für wiederkehrende oder ähnliche Inhalte verwendet, die neben den Elementen einer Standard-E-Mail-Vorlage festgelegte Texte im Bodytext beinhaltet z. B. Anmeldebestätigung an Teilnehmer, Versand der Beitragsrechnung an Mitglieder, Einladung zur Gremiensitzung.

In der Vorlage können Sie Texte vorgeben oder auch wichtige Datenfelder wie die «Briefanrede» oder der «Empfängername» in den Bodytext einfügen. Da je Modul andere Datenfelder zur Verfügung stehen, sind auch die Vorlagen für E-Mail-Nachrichten modulspezifisch.

➔Wählen Sie aus dem Menüband die Funktion Speichern.

➔Wählen Sie in dem Dialogfenster Vorlage speichern einen der Ordner Allgemein, Abteilung oder Eigene aus.

➔Geben einen Titel ein. Bei Bedarf geben Sie auch eine Beschreibung ein und

➔Speichern Sie die Vorlage.

In dem Dialogfenster Vorlage speichern können Sie Vorlagen jederzeit wieder Löschen.