Ein Serienbrief ist ein Dokument, das mit den gleichen Textinhalten an verschiedene Adressaten geschickt wird. Die meisten Textpassagen sind identisch, lediglich Namen, Adressen oder bestimmte Angaben zu Waren, Leistungen o.ä. sind von Brief zu Brief verschieden.

Word nutzt hierbei Seriendruckfelder aus einer Datenquelle, die Sie für unterschiedliche Adressen oder andere individuelle Inhalte in den Brief einfügen können. Hierfür ist ein Hauptdokument mit der Datenquelle verbunden. Wenn Sie die Serienbrief-Funktion nutzen, stellt alphaOffice pro Datenfelder als Seriendruckfelder zu Verfügung.

➔Wählen Sie im Hauptfenster eine Datenselektion aus, die Sie für den Serienbrief nutzen möchten.

➔Wählen Sie im Menü Start aus,
ob Sie einen Serienbrief aus einer Vorlage oder aus einem Dokument in MS Word mit anschließendem Ausdruck erstellen möchten oder
ob Sie die Daten in eine Steuerdatei exportieren möchten, damit ein externer Dienstleister den Serienbrief erstellt und druckt:

➔Je nachdem in welchem Modul Sie den Serienbrief starten, wählen Sie noch aus, welche Sperrmerkmale Sie berücksichtigen möchten.

➔Wählen Sie das Hauptdokument aus: entweder aus vorhandenen Vorlagen oder als Dokument, das als zukünftige Vorlage gespeichert werden soll oder nur für den Versand erstellt wird.

➔Die weitere Bearbeitung erfolgt in Word. Im Menüband Sendungen finden Sie alle Funktionen für den Serienbrief - u.a. die Liste der Seriendruckfelder, die alphaOffice pro zur Verfügung stellt:

➔Schließen Sie das MS Word Fenster und/oder speichern Sie das Word-Dokument oder die Word-Vorlage.

➔Anschließend können Sie im Dialogfenster Ausgabe archivieren entscheiden, ob jeder Datensatz der Selektion einen Eintrag auf der Registerkarte Korrespondenz erhält:

Sie können die Felder aus einzelnen Datensätzen in einem einzelnen Word-Dokument nutzen. alphaOffice pro stellt Datenfelder zur Verfügung.

➔Öffnen Sie einen Datensatz im Arbeitsfenster.

➔Wählen Sie im Menü Ausgabe, ob Sie einen Word-Brief aus einer Vorlage oder aus einem Dokument mit anschließendem Ausdruck erstellen möchten.

➔Lassen Sie sich die Platzhalter anzeigen:

➔Im Dialogfenster Platzhalterübersicht können Sie Platzhalter für Datenfelder in die Zwischenablage kopieren und
anschließend in ein geöffnetes Word-Dokument einfügen.