Sammelausgabe

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Sammelausgabe

In den verschiedenen Modulen werden Druckaufträge generiert, die standardmäßig in einem Druckstapel gesammelt werden, wenn sie nicht sofort ausgedruckt werden. So gehen Druckaufträge nicht verloren und Sie können diese termingerecht oder aufgabenbezogen ausdrucken.

Warning_16 Wir empfehlen einen Probelauf mit zwei Datensätzen, um spezielle Druckereinstellungen und einen ggf. vorhandenen Passwortschutz für Drucker zu testen.

hmtoggle_plus1Sammelausgabe aufrufen

Im Modul Dashboard_16 Cockpit finden Sie im Bereich PrintMail_16 Sammelausgabe die Druckaufträge aus allen Modulen.

➔Wählen Sie den Link Anzeigen, um die gewünschte Sammelausgabe aufzurufen:

Cockpit-Sammelausgabe

Im Modul Student_16 Teilnehmer und Receipt_16 Rechnungen im Hauptfenster auf einer Selektion

➔wählen Sie die Funktion Start > MailingQueue_16 Sammelausgabe:

Rechnungen-Sammelausgabe

Im Modul Schooling_16 Seminare im Arbeitsfenster Seminar

➔ wählen Sie die Funktion Seminar > MailingQueue_16 Sammelausgabe:

Seminar-Sammelausgabe
hmtoggle_plus1Sammelausgabe ausführen

Im Dialogfenster Sammelausgabe sehen Sie voreinstellt Nur eigene Aufträge. Diesen Filter können Sie jederzeit deaktivieren, wenn alle offenen Druckaufträge in alphaOffice pro sehen möchten.

Druckaufträge sind alphabetisch nach Empfänger sortiert

Sammelausgabe-nur-eigene

Hier können Sie

➔hmtoggle_plus1        Rechnungen markieren,

Bei Bedarf entfernen Sie die Markierung in der Spalte Ausgabe, um Rechnung bei dieser Sammelausgabe nicht auszudrucken.

Sie können aber auch Remove_16 Markierte Aufträge entfernen.

Sammelausgabe-markieren

➔Filtern Sie ggf. Aufträge vor dem Drucken heraus - nutzen Sie dazu das Filter-Symbol in dem Titel der Spalten

Sammelausgabe-Filter

➔bei Rechnungen mit eingetragener E-Mail-Adresse den Versand per E-Mail bevorzugen (Sie können auch eine E-Mail-Vorlage für den PDF-Versand von Belegen erstellen)

➔einen Probelauf des Ausdrucks starten,

➔die Sammelausgabe Ausführen.

➔Bestätigen Sie die gewünschte Aktion mit OK.

Je nach Anzahl der Druckaufträge nimmt die Aufbereitung bis zum Start des Druckers Zeit in Anspruch. Die Druckaufträge werden auf dem ausgewählten Drucker gedruckt.

Danach sind die vorher markierten Aufträge aus der Sammelausgabe entfernt und in den betreffenden Rechnungen archiviert.