➔Öffnen Sie den Datensatz im Arbeitsfenster und wechseln Sie auf der Registerkarte Korrespondenz in den Bearbeiten-Modus

➔Wählen Sie aus dem Menüband im Bereich Korrespondenz die Funktion Eintrag hinzufügen

➔Wählen Sie aus dem Kontext-Menü die gewünschte Art des Korrespondenz-Eintrages aus.

➔Geben Sie Datum/Zeit und einen Titel sowie ggf. noch eine Notiz und den Typ der Notiz

➔Wenn Sie eine Bewertung eingeben, wird dazu ein entsprechendes Symbol in der Anzeige-Zeile angezeigt (Beispiel: unklar )

➔ Speichern Sie die Eingaben.

Sie können auch bei mehreren Datensätzen gleichzeitig eine Korrespondenz hinzufügen oder entfernen.

Beispiel: Sie wollen nach einem Versand bei allen Kontakten in dem Verteiler die versandte Datei als Korrespondenz ablegen.

➔Wählen Sie das Modul aus.

➔Suchen Sie Daten, für die Sie eine Korrespondenz hinzufügen wollen, und erstellen Sie so eine Selektion.

➔Wählen Sie im Menüband Korrespondenz > hinzufügen (oder entfernen).

➔Im Dialogfenster Korrespondenzeintrag hinzufügen können Sie folgendes angeben:

Datum/Zeit, Titel sowie ggf. noch eine Notiz (und den Typ der Notiz) und eine Bewertung.

➔Wenn Sie eine Datei hinzufügen, wird der Pfad der Datei angezeigt und der Dateiname wird im Titel übernommen.

Datei - Verweis oder Kopie

Wenn Sie eine Datei als Korrespondenzeintrag hinzufügen, können Sie diese aufnehmen als

Verweis (Sie bekommen die Änderungen im Original mit) oder

Kopie (Sie können das Original verschieben, Änderungen werden hier nicht angezeigt)

Word-Dokument

➔Wählen Sie Eintrag hinzufügen - Word-Dokument.

➔Wählen Sie im Explorer das Dokument aus und öffnen es in Word.

➔Es erscheint diese Meldung:

Wenn Sie Word geschlossen haben, erscheint auf der Registerkarte Korrespondenz der Eintrag für das Word-Dokument.

➔Geben Sie einen Titel ein und Speichern Sie die Eingaben:

Standardmäßig sind Korrespondenzeinträge für alle Mitarbeiter der Organisation sichtbar und können geöffnet und bearbeitet werden. Sie können bei Bedarf die Korrespondenz-Einträge, die Sie selbst angelegt haben, mit Zugriffsberechtigungen versehen.  

Administratoren haben uneingeschränkte Zugriffsrechte und können Korrespondenzeinträge sehen und öffnen.

➔Wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus.

➔Wählen Sie aus dem Menüband Zugriff verwalten.

Es öffnet sich das Dialogfenster Berechtigung mit dem Titel des Korrespondenzeintrags.

➔Wählen Sie eine der Optionen:
Abteilung (nur Mitarbeiter, die über die Administration einer Abteilung zugeordnet sind, können den Korrespondenzeintrag sehen und bearbeiten),
Privat (nur Sie können den Korrespondenzeintrag sehen und bearbeiten),
Öffentlich (um einen Zugriffsschutz zu deaktivieren).

Korrespondenzeinträge mit Zugriffsschutz sind in der tabellarischen Ansicht am Ende der Zeile mit dem Symbol gekennzeichnet: