Sie können Geldzusagen (Dauerspenden) für Personen und für Organisationen anlegen. Diese müssen im Modul 
Kontakte vorhanden sein.
Bei einer Firma/Organisation wird die Geldzusage immer auf der Zentrale angelegt. Bei Personen mit mehreren Kontakten/Adressen müssen Sie entscheiden, auf welchem Kontakt Sie die Geldzusage anlegen wollen.
➔Suchen Sie den gewünschten Kontakt und öffnen Sie diesen im Arbeitsfenster
➔Wählen Sie die Registerkarte Geldzusage aus.
➔Wechseln Sie in den Modus 
Bearbeiten
➔Wählen Sie aus dem Menüband im Bereich Geldzusagen die Funktion
Hinzufügen oder
Bearbeiten Geldzusage (alternativ können Sie auch in die Spaltenfelder in der tabellarischen Ansicht klicken):
Im Dialogfenster Geldzusage hinzufügen/bearbeiten können Sie alle Angaben eingeben. Die Felder und die Optionen zur Auswahl können kundenspezifisch angepasst sein.
➔Die Auswahl des Mandanten ist kundenspezifisch verfügbar
➔Wählen Sie den Rhythmus aus der Liste aus.
➔Geben Sie den Betrag ein.
➔Bei einer Zahlung per Lastschrift, klicken Sie per Bankeinzug an (ggf. müssen Sie noch ein SEPA-Mandat erstellen/bearbeiten).
Bei einer Zahlung per Überweisung klicken Sie diese Option nicht an.
➔Geben Sie an, ab wann die Geldzusage gezahlt werden soll.
➔In dem Feld Bestell-/Ref.Nr. können Sie bei Bedarf die Angaben des Spenders eintragen, damit dieser intern die Dauerspende zuordnen kann.
➔Die Felder Zusatz 1/2 und Bemerkungen können Sie für zusätzlichen Informationen nutzen.
➔
Speichern Sie die Eingaben.
Im Arbeitsfenster ➔Wechseln Sie in den Modus ➔Wählen Sie die Registerkarte Geldzusage oder - bei Spenden - die Registerkarte Konto aus. ➔Wählen Sie aus dem Menüband die Funktion   ➔Wählen Sie im Dialogfenster Bescheinigungsart die gewünschte Option:  |
Im Dialogfenster SEPA-Mandat geben Sie anschließend die Daten ein oder ändern diese bei bestehenden SEPA-Mandaten. Die Mandats-Ref.Nr. wird automatisch gebildet aus dem Mandantenkürzel (wenn Sie mit Mandanten arbeiten), der Mitglieds-Nr. und eine laufenden 2stelligen Nummer. Diese Nummer ist im SEPA-Verfahren vorgeschrieben. Sie muss innerhalb des Unternehmens eindeutig sein und wird pro SEPA-Mandat erstellt. ➔Tragen Sie bei vom ein, wann die SEPA-Berechtigung vom Mitglied erteilt wurde. * ➔Als Typ ist CORE zu wählen - auch bei Firmenmitgliedern (B2B wird aus rechtlichen Gründen nicht verwendet.) ➔Im Feld Inhaber muss der Kontoinhaber eingetragen sein. alphaOffice pro schlägt hier den Namen des Kontaktes vor, bei Personen Vor- und Nachname. ➔Geben Sie die IBAN ein, die Angabe BIC ist optional. * ➔Im Feld zus. Vermerk können Sie Angaben eingeben, die im Verwendungszweck angezeigt werden. ➔Das SEPA-Mandat wird erst dann gültig, wenn Sie ein Datum für Pre-Notification - erfolgt am eingetragen haben. ➔In dem Feld per müssen Sie aus der Liste auswählen, die die SEPA-Berechtigung erfolgt ist. ➔Der Ersteinzug sollte wegen der Rückrufmöglichkeit zwei Wochen danach erfolgen. ➔Die Angabe Gültig bis ist optional. ➔In den Feldern Interner Hinweis und Notizen können Sie freie Texte für den internen Gebrauch eingeben. * Die Felder vom, Typ, IBAN/ BIC können Sie nach dem ersten Einzug nicht mehr ändern.  Es wird die letzte Verwendung des Mandats angezeigt:
Die Mandatsgültigkeit ergibt sich aus den Daten, die Sie eingegeben haben. Der Tooltip zeigt Ihnen die Erläuterungen an:  |
