Die Selbstauskunft enthält (kundenspezifisch unterschiedlich) folgende Informationen:

•Stammdaten, Dienst-/Privatadressen, Korrespondenz, Verteiler, ggf. Sondertabellen im Adressmodul,

•Geldbuchungen, SEPA-Mandate,

•Mitgliedschaften,

•Abonnements,

•Geldzusagen und

•Seminar-Teilnahmen.

➔Öffnen Sie im Arbeitsfenster Person den Personen-Kontakt, für den Sie einen Selbstauskunft erstellen möchten.

➔Wählen Sie Ausgabe > Selbstauskunft erstellen:

➔Sie können die Selbstauskunft Drucken sowie als PDF- und XML-Datei Speichern:

➔Öffnen Sie im Arbeitsfenster Person den Personen-Kontakt, den Sie anonymisieren wollen.

➔Wählen Sie aus dem Menüband die Funktion Anonymisieren.

alphaOffice pro prüft, ob der Personen-Kontakt anstelle der Anonymisierung auch gelöscht werden könnte. Falls dies möglich ist, sehen Sie eine entsprechende Meldung:

In dem Dialogfenster Anonymisieren sehen Sie im Feld Hinweise Besonderheiten, die diesen Kontakt betreffen.

➔Sie können auswählen, welche Bereiche Sie löschen oder behalten möchten.

➔Sie müssen die Option bestätigen, dass der Kontakt unwiderruflich anonymisiert werden soll:

Das Ergebnis der Anonymisierung (ggf. Abweichungen je nach Version von alphaOffice pro):

• Sämtliche personenbezogene Felder des Datensatzes in Adressen werden geleert bzw. anonymisiert (der Nachname wird mit einem Anonym-Eintrag versehen).

• Der Personen-Kontakt ist deaktiv gesetzt.

• In der Korrespondenz wird eine Notiz hinterlegt, in der das Datum und der User genannt werden, der die Anonymisierung vorgenommen hat.

• Entsprechend der Auswahl, sind Daten gelöscht bzw. anonymisiert oder behalten.

• Wenn SEPA-Mandate vorhanden sind, werden die IBAN Nummern teilweise gelöscht (die vier letzten Ziffern bleiben erhalten aufgrund der 13 Monate Aufbewahrungspflicht nach letztem Einzug).

• Von der Löschung ausgenommen sind Geldbuchungen, Teilnehmerbuchungen, Rechnungen mit buchhalterischer Relevanz.