Glossar für Vereins- und Verbandsverwaltung
Kurze, verständliche Erklärungen zu E-Rechnung, SEPA-Zahlungsverkehr und Vereinsverwaltung — aus über 25 Jahren Praxis mit alphaOffice pro.
E-Rechnung
Ein rein maschinenlesbares, XML-basiertes E-Rechnungsformat nach dem europäischen Standard EN 16931. Es enthält keine grafische Darstellung, sondern nur strukturierte Daten. In Deutschland ist XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend und wird ab 2027 auch im B2B-Bereich relevant. alphaOffice pro erstellt und versendet XRechnungen direkt aus der Anwendung.
Ein hybrides Rechnungsformat: eine gewohnte PDF-Ansicht mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten. So bleibt die Rechnung für Menschen lesbar und ist gleichzeitig automatisiert verarbeitbar — praktisch für Organisationen mit gemischten Empfängern.
Der europäische Norm-Standard, der Inhalt und Pflichtfelder elektronischer Rechnungen festlegt. XRechnung folgt diesem Standard vollständig, ZUGFeRD ab dem Profil „EN 16931“ ebenfalls.
Die gesetzliche Pflicht, Rechnungen zwischen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen. Sie wird in Deutschland stufenweise eingeführt und betrifft künftig auch Verbände und Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit.
SEPA & Zahlungsverkehr
Ein Zahlungsverfahren im einheitlichen europäischen Zahlungsraum (Single Euro Payments Area). Mit gültigem Mandat zieht der Zahlungsempfänger, etwa ein Verein, fällige Beträge automatisch vom Konto des Zahlers ein.
Die schriftliche oder elektronische Einzugsermächtigung, mit der ein Mitglied oder Spender einer Organisation erlaubt, Beträge per SEPA-Lastschrift von seinem Konto einzuziehen. Ohne gültiges Mandat ist kein Einzug zulässig.
Das XML-Nachrichtenformat für SEPA-Lastschriften nach dem internationalen Standard ISO 20022. Die neue Formatversion wird ab November 2026 verbindlich und löst ältere Lastschrift-Datenformate ab.
Die Ausgabe von Buchhaltungsdaten in einem Format, das sich direkt in DATEV-Programme von Steuerberatern importieren lässt. Üblich für die Übergabe von Mitgliedsbeiträgen, Spendenbuchungen oder Zahlungseingängen.
Vereins- & Verbandsverwaltung
Der laut Satzung regelmäßig fällige Betrag, den Mitglieder eines Vereins oder Verbands entrichten. Vereinssoftware verwaltet Beitragshöhen, Fälligkeiten, Ermäßigungen und den automatisierten Zahlungseinzug.
Ein satzungs- oder ermessensbasiertes Verfahren, mit dem Mitglieder eine Herabsetzung ihres Beitrags beantragen können, etwa bei finanzieller Bedürftigkeit. Anträge werden häufig formlos oder über ein Online-Formular eingereicht und geprüft.
Die gesonderte Erfassung und Verwaltung von Spenden, getrennt von Mitgliedsbeiträgen, inklusive Zuordnung zu Spendern und Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen.
Die amtlich vorgeschriebene Bescheinigung, mit der eine gemeinnützige Organisation den Erhalt einer Spende bestätigt, damit der Spender sie steuerlich geltend machen kann.
Ein modernes Autorisierungsverfahren, mit dem sich Programme wie alphaOffice pro sicher bei E-Mail-Diensten wie Microsoft 365 anmelden — ohne dass ein Passwort im System hinterlegt werden muss.
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