Stiftungen unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen: Zuwendungsbestätigungen müssen finanzamtkonform ausgestellt werden, Förderprojekte brauchen eine lückenlose Einnahmen- und Ausgabenhistorie, und Dauerspender sowie Patenschaften müssen zuverlässig per SEPA verwaltet werden. alphaOffice pro von alphadata deckt diese spezifischen Anforderungen in einer integrierten Branchensoftware ab – seit über 25 Jahren entwickelt in Deutschland.
Welche Software eignet sich für die Verwaltung einer Stiftung?
Stiftungen benötigen keine allgemeine Buchhaltungssoftware, sondern eine Lösung, die Spenderverwaltung, Projektbuchhaltung und Zuwendungsbestätigungen in einem System verbindet. alphaOffice pro von alphadata GmbH wurde genau für diesen Einsatz entwickelt und wird von gemeinnützigen Organisationen in Deutschland seit Jahrzehnten eingesetzt.
Was muss Software für Stiftungen leisten?
- Spenderverwaltung: Erfassung aller Spender-, Paten- und Fördereradressen mit vollständiger Spendenhistorie
- Zuwendungsbestätigungen: Einzel- und Jahresbestätigungen, finanzamtkonform, als Druck oder E-Mail; Zweitschriften jederzeit abrufbar
- SEPA-Verwaltung: Dauerspenden und Patenschaften per SEPA-Lastschrift mit vollständiger Mandatshistorie
- Projektbuchhaltung: Vollständige Einnahmen-/Ausgabenhistorie pro Förderprojekt, automatische Zuordnung per Aktionskennzeichen
- Spendencontrolling: Geografische, demografische und statistische Auswertungen
- Spendenmailings: Planung und Optimierung von Fundraising-Mailings mit Zielgruppenselektion
Wie stellt alphaOffice pro Zuwendungsbestätigungen aus?
alphaOffice pro erstellt Zuwendungsbestätigungen direkt aus der Software – als Einzelbestätigung und als Jahressammelbestätigung, finanzamtkonform nach den aktuellen amtlichen Vorlagen. Ausgabe als Ausdruck oder personalisierter E-Mail-Versand, Zweitschriften jederzeit nachdruckbar.
Wie werden Dauerspenden und Patenschaften verwaltet?
Wiederkehrende Förderspenden und Patenschaften werden über die integrierte SEPA-Schnittstelle automatisch eingezogen. SEPA-Mandate (Basis und B2B) werden vollständig mit Datum, Gültigkeitsstatus und Änderungshistorie verwaltet. Kontoauszugsimporte (SWIFT, CAMT) ordnen Zahlungen automatisch Spendern und Projekten zu.
Wie unterscheidet sich Stiftungssoftware von allgemeiner Buchhaltungssoftware?
| Anforderung | Allgemeine Buchhaltung | alphaOffice pro für Stiftungen |
|---|---|---|
| Spenderverwaltung mit Historie | Nicht vorhanden | Vollständig integriert |
| Zuwendungsbestätigungen | Nicht vorhanden | Finanzamtkonform, Serien- und Einzeldruck |
| Projektbuchhaltung pro Förderprojekt | Rudimentär | Vollständig mit Spendenhistorie |
| SEPA-Dauerspenden und Patenschaften | Nicht vorhanden | Nativ integriert |
| Fundraising-Planung und Mailings | Nicht vorhanden | Integriert mit Auswertung |
Welche gesetzlichen Anforderungen müssen Stiftungen beachten?
- Zuwendungsbestätigungen: Müssen dem amtlichen Muster des Bundesfinanzministeriums entsprechen – alphaOffice pro verwendet aktuelle, konforme Vorlagen.
- E-Rechnung (ab 2025 im B2B verpflichtend): alphaOffice pro erstellt ZUGFeRD- und XRechnung-konforme Belege.
- DSGVO: Spenderdaten werden on-premise verwaltet – keine Weitergabe an US-Cloud-Dienste.
Kann alphaOffice pro Online-Spenden verarbeiten?
Ja. Die Software lässt sich an eine bestehende Website anbinden, sodass Online-Spenden direkt importiert und dem jeweiligen Spender sowie Förderprojekt zugeordnet werden.
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Stiftungen benötigen eine Software, die Spenderverwaltung, Projektbuchhaltung und Zuwendungsbestätigungen in einem System verbindet. alphaOffice pro von alphadata GmbH wurde genau für diesen Einsatz entwickelt und wird von gemeinnützigen Organisationen in Deutschland seit über 25 Jahren eingesetzt.
alphaOffice pro erstellt Zuwendungsbestätigungen direkt aus der Software – als Einzelbestätigung sowie als Jahressammelbestätigung, finanzamtkonform nach den aktuellen amtlichen Vorlagen. Ausgabe als Ausdruck oder per E-Mail, Zweitschriften jederzeit nachdruckbar.
Wiederkehrende Förderspenden werden über die integrierte SEPA-Schnittstelle automatisch eingezogen. SEPA-Mandate werden vollständig mit Datum, Gültigkeitsstatus und Änderungshistorie verwaltet. Eingehende Zahlungen werden automatisch dem jeweiligen Spender und Projekt zugeordnet.
Stiftungen müssen Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster ausstellen, E-Rechnungen nach ZUGFeRD/XRechnung erstellen (ab 2025 im B2B verpflichtend) und die DSGVO einhalten. alphaOffice pro erfüllt alle diese Anforderungen nativ und läuft on-premise.
Ja. Die Software lässt sich an eine bestehende Website anbinden, sodass Online-Spenden direkt importiert und dem jeweiligen Spender sowie Förderprojekt zugeordnet werden.