Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 – alphaOffice pro unterstützt beide Formate ZUGFeRD und XRechnung

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital und standardisiert. Mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung stehen Organisationen standardisierte Formate für den sicheren, effizienten und gesetzeskonformen Austausch von elektronischen Rechnungen zur Verfügung. alphaOffice pro für Verbände, Veranstalter, Stiftungen und NGOs ermöglicht es, eine E-Rechnung zu erstellen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, maschinenlesbar ist und so den Abgleich automatisiert und manuelle Fehler reduziert.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen? Die Regeln für Verbände, Veranstalter und Stiftungen

Die E-Rechnungspflicht trifft nicht automatisch jede gemeinnützige Organisation in vollem Umfang. Entscheidend ist, ob und in welchem Bereich ein Verband, Verein oder eine Stiftung umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringt.

Empfangspflicht seit 1. Januar 2025: Sobald ein Verband, Verein oder eine Stiftung in einem umsatzsteuerpflichtigen Bereich tätig ist, muss er E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von der Größe und auch bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür zunächst aus.

Versandpflicht – gestaffelt nach Größe: Beim Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen, die sich nach dem Vorjahresumsatz im betroffenen Geschäftsbereich richten.

Zeitplan E-Rechnung

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (z. B. einzelne Tages- oder Standgebühren), für nach § 4 UStG umsatzsteuerfreie Leistungen (etwa viele gemeinnützige Bildungs- und Sportangebote) sowie für Rechnungen an Privatpersonen oder ins Ausland.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format für wen?

Welches Format sinnvoll ist, hängt vom Rechnungsempfänger ab:

• An Behörden und öffentliche Auftraggeber (z. B. bei Zuwendungen, Standgebühren auf kommunalen Veranstaltungen oder Aufträgen der öffentlichen Hand) ist in der Regel XRechnung vorgeschrieben – diese Pflicht (B2G) besteht bereits seit 2020.
• An Unternehmen, Sponsoren, Aussteller oder Firmenmitglieder ist ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG oft die praktischere Wahl, da die Rechnung gleichzeitig als lesbares PDF vorliegt und nicht zwingend ein separates Anzeigeprogramm benötigt.

Mehr zu den beiden Formaten im Detail finden Sie weiter unten.

ZUGFeRD und XRechnung im Detail

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das maschinenlesbare Daten und menschenlesbare PDF-Dokumente kombiniert. Dieses Format verbindet die Vorzüge eines strukturierten XML-Datensatzes mit der optischen Darstellung eines PDFs und unterstützt zahlreiche Anwendungsfälle – von der einfachen E-Rechnungserstellung bis hin zur komplexen, automatisierten Verarbeitung.

XRechnung hingegen ist speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland konzipiert und bildet den rechtlichen Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. Mit seiner maschinenlesbaren XML-Struktur wird es den Anforderungen an Effizienz und Nachvollziehbarkeit gerecht, indem Rechnungen direkt und automatisiert in die Systeme der Empfänger integriert werden.

alphadata integriert diese beiden Formate in das Programm alphaOffice pro und schafft so eine Plattform, die die Vorteile beider Standards vereint und Unternehmen optimal auf die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung vorbereitet. Unsere Lösung ermöglicht Ihnen, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren – alles in einem System, auf einer Plattform.

Systemvoraussetzungen für die E-Rechnung in alphaOffice pro